عرف القطاع التجاري نظام المدفوعات بموجب الإعتمادات المستندية منذ زمن بعيد ، ولكن في هذا
الزمن لم يكن الاعتماد علي هذه الوسيلة للدفع يمثل ما يمثله اليوم من قدر كبير سواء لدي المشتري أو
لدي المورد فكليهما يري أن هذه هي أفضل الوسائل لدفع قيمة المشتريات ، ويقوم البرنامج بالترابط
مع أجزاء وبرامج منظومة مفتاح الأعمال الأخرى بكافة مهام إدارة الإعتمادات المستندية بداية من فتح
وتسجيل الاعتماد متضمنا كافة الشروط المالية منها واللوجيستية وصولا إلى تصفية الاعتماد
واحتساب تكلفة البضائع الواردة بموجب هذا الاعتماد وللوصول إلى ذلك يعمل البرنامج ككتلة واحدة
مترابطة متماسكة مع كل من برنامج المشتريات ، الخزائن والبنوك وكذلك برنامج المخازن.
السجلات والتعريفات
⇐ كود وحيد لكل اعتماد مستندي.
⇐ تحديد البنك المفتوح عليه . الاعتماد
⇐ تحديد البنك المراسل لكل اعتماد .
⇐ تحديد قيمة الغطاء وطريقة سداد الاعتماد .
⇐ تعريف موانئ الشحن .
⇐ تعريف موانئ الوصول والتفريغ .
⇐ تحديد شركة الشحن .
⇐ تحديد شركة التأمين ورقم وقيمة بوليصة التأمين .
⇐ تحديد مواعيد الشحن المتفق عليها ومواعيد الوصول المتوقعة .
⇐ السماح بالوصول الجزئي للبضائع .
⇐ دعم كافة شروط الأسعار المتعارف عليها .
⇐ إمكانية تسجيل كافة أنواع المصروفات الخاصة بمشتريات الإعتمادات .
⇐ تسجيل كافة شروط الاعتماد المتفق عليها .
⇐ ربط الاعتماد المستندي بأحد أوامر الشراء لحصر وتحديد أصناف الاعتماد .
⇐ ربط الاعتماد المستندي مع الحسابات العامة .
⇐ التكامل التام مع نظام المشتريات .
⇐ التكامل التام مع نظام الخزائن والبنوك .
الحركات والعمليات
⇐ فتح وتنشيط الإعتمادات.
⇐ إغلاق وإنهاء الإعتمادات.
⇐ أرشفة الإعتمادات المنتهية.
⇐ تسجيل مصروفات الاعتماد .
⇐ حساب التكلفة النهائية للاعتماد .
⇐ إعادة توزيع وتحليل المصروفات .