شرح مبسط لنظام المدارس
القوائم والتبويب الرئيسي ( التعريفات – الحركات - التقارير )
قائمة التعريفات .
سوف يتم التعرف علي فائدة وأهميه تعريف البنود التاليه وان تعريفها يكون لمرة واحده بهدف اعاده استخدامها وجلبها في الشاشات الأخرى او عند الحاجه اليها ومن بين تكل البنود .
- تعريف الاقسام حيث يتم من خلال هذه الشاشه ادخال البيانات الخاصة بالأقسام التي تحتوي عليها لمدرسه والتي قد تكون ( قسم البنين وقسم البنات او قسم اللغة العربية وقسم للمنهج الامريكي وأخر لانجليزي ,,,,,,) .
- تعريف المراحل حيث من خلال هذه الشاشه يمكن تحديد المراحل الدراسية التي تتوفر في المدرسه ويمكن استخدام ( اول ابتدائي ثاني ابتدائي .......ثالث ثانوي ) كما يتم من خلال الشاشه اضافه كافه المصاريف الدراسية التي سوف يتحملها الطالب عند التحاقه بهذه المرحله من خلال استدعاء المصاريف للمرحلة وفقا لسياسة المدرسه كما يضاف اليها المواد الدراسية التي يدرسها الطالب الملتحق بهذه المرحله . والدفعات التي يسمح للطالب بالسداد عليها وفقا لسياسة السداد التي تحددها الادارة لهذه المرحله – كما يتم تحديد رسوم فتح الملف التي تسجل علي الطالب الملتحق بهذه المرحله – ثم اخيرا الحسابات التي سوف تصب فيها ايرادات تلك المرحله في حاله الربط مع الحسابات .
- تعريف الفصول الدراسية بكل مرحله .
- تعريف الانشطة والخدمات التي يمكن ان تقدمها المدرسه للطلاب بقيمه ( مثل اشتراك في اليوم الرياضي – في الرحلات – في فعاليه معينة الوجبات المدرسيه والبوفيه المفتوح ) والاشتراك في ذلك يكون بقيمه ماليه بحيث تضاف قيمه تلك الخدمات الي حساب الطالب لو اشترك بها .
- تعريف المصروفات الدارسيه التي تحتويها كل مرحله من المراحل الدراسية (رسوم سنوية - زى مدرسي – كتب – امتحانات – توثيقات – تامين - اي مصاريف يتحملها الطالب بمجرد ارتباطه بالمرحلة ) والهدف من هذا التعريف هو ان يتم جلب تلك التعريفات في تعريف المرحله لاحقا ويتم وضع قيمه لها وفقا لكل مرحله .
- تعريف المواد الدراسية التي يمكن ان يدرسها الطالب ويتم إختيارها لاحقا في تعريف المرحلة .
- تعريف للوظائف التي يمكن ان يتم استخدامها لاحقا في تحديد وظيفة ولي الامر عند الرغبة .
- - تعريف للجنسيات التي يمكن ان ينتسب اليها الطلاب و اولياء الامور لتكون متاحة يمكن جلبها في تعريف أي منهم
- تعريف المصروفات التي يمكن ان يتم الصرف عليها في المدرسه من رصيد الصندوق ( مصاريف رواتب – كهرباء مياه – ادوات مدرسيه ,,,,,,,,,) .
- تعريف الخزائن التي تستقبل الاموال من الطلاب و اولياء الامور بحيث يمكن القبض عليها والصرف منها لاحقا عند تنفيذ سندات القبض والصرف .
- تعريف للدفعات المدرسيه التي يمكن ان يتم تطبيقها علي الطلاب ( دفعات السداد هل السداد يكون علي دفعه واحده او دفعتين او اربع دفعات ,,,,,,,,) بحيث ان وجدت وكان المطلوب ان يحدد امام كل طالب تواريخ الدفعات المستحقه عليه للالتزام السداد وفقا لها تكون متاحة في تعريف المرحلة .
- تعريف خدمات التوصيل التي تقدمها الطلاب ( توصيل بالباص – ذهاب او عوده او ذهاب وعوده ) بحيث يمكن ان يتم لاحقا تسجيل الطلاب في تلك الخدمه اذا رغبوا في الاشتراك فيها وتحديد قيمتها لتضاف علي كشف حسابهم .
- تعريف لاكواد الباصات الموجودة لدي المدرسه ليتمكن المستخدم لاحقا من تحديد باصات معينه لطلاب معينين اذا اشترك الطالب في خدمه النقل المدرسي .
- تعريف للسائقين ببياناتهم ليتم ادراجهم في الباصات و امكانية التواصل معهم عند الرغبة في ذلك .
- تعريف لأولياء الامور ثم يأتي دور تعريف ولي امر الطالب حيث يتم ادراج كافه البيانات الخاصة به بالتفصيل ( وباستخدام معلومات سبق ادخالها من قبل مثل الوظيفة – الجنسيه ,,,,,,) وأيضا ادخال الرصيد السابق المستحق عليه ان وجد .
- تعريف الطلاب حيث يتم نسب كل طالب الي ولي امره وبالتالي جلب كافه بيانات ولي الامر في تعريف الطالب .
التسجيل السريع
وهي شاشه واحده يمكن من خلالها القيام بأكثر من وظيفة في حركه واحده في آن واحد حيث يتم من خلال هذه الشاشة 1- اجراء عمليه تسجيل لبيانات ولي امر طالب, 2- وتعريف الطالب التابعين له, 3- وتحديد المرحله التي سوف يلتحق بها الطالب لكي يتم تحميله برسوم تلك المرحلة , 4- و الاشتراك في الانتقال وتحميلة بالرسوم, وتحديد الباص, 5- وأيضا تحديد الفصل الذي سيحدد به مقعده, 6- كما يمكن ايضا ان يتم تنفيذ سند قبض بجزء من القيمه من خلال نفس الشاشه وبالتالي فهي شاشه مهمة وحيوية وتستخدم لتسهيل عمليه التسجيل خصوصا في وقت الذروة ( عند بدء فترة التسجيل ) .
قائمه الحركات
حركه التسجيل والتي يتم من خلالها تسجيل ( تسكين او ربط ) الطلاب بالمرحلة الدراسية التي تخصهم وبالتالي تحميلهم بالرسوم الدراسية التي تخص هذه المرحلة .. إما يدويا في حالة كون الطالب جديد على المدرسة أو تلقائيا في حالة كون الطالب منقول من المرحلة السابقة في العام الدراسي السابق بعد إجراءات نهاية العام ويتم جلب أولئك الطلاب عن طريق شاشة فرعيه تسمى جلب الطلاب. والتي من خلالها يمكن للمستخدم ان يقوم بجلب طلاب ولي أمر معين أو مرحلة معينة علي سبيل المثال (أو أيا من المحددات المتاحة) ومن ثم تحديد لكل الطلاب باستخدام اختصار اختيار الكل (Ctrl +A) يتم تحديد كافه طلاب المرشحين ليتم عمل جلب لهم في الحركة .
حركه تسجيل في العام الجديد وهي الحركة التي يتم من خلالها تسجيل طلاب حاليون في المرحله القادمة بالعام الجديد ( الطلاب الذين يحجزون اماكن لهم في المدرسه للعام القادم ) وبالتالي تضاف قيمه رسوم العام القادم علي حسابهم وهي بنفس فكرة حركه التسجيل حيث يمكن ان يتم تسجيل طالب بعينه او مجموعة من الطلاب دفعة واحدة من خلال الشاشة الفرعيه جلب الطلاب .
حركه مغادرة الطلاب والتي يتم من خلالها عكس حركه التسجيل للطالب ليتم اثبات انه قد غادر المدرسة وفي هذه الحركة يتم عكس جميع القيم الخاصة بالرسوم التي تم تسجيلها علي الطالب او التعديل فيها وفقا لحاجه مستخدم النظام وذلك بالضغط علي خانه المبلغ ليظهر له قائمه كاملة بتفاصيل المصاريف المدرسيه التي سبق تحميلها علي الطالب ليقوم المستخدم اما بتسجيل نفس المبالغ كما هي ( في حاله الغاء عمليه التسجيل بكامل قيمتها او تعديل المبالغ في حاله الرغبة في ذلك ) مع العلم ان رسوم فتح الملف "رسوم التسجيل " فإنها لن تكون من ضمن تلك المبالغ وفقا للمتعارف عليه .
سندات القبض ومن خلال هذه الحركة يتم استلام مبالغ ماليه من أي جهات سواء اولياء امور او حسابات والوضع الافتراضي ان القبض يكون من ولي امر طالب وفي هذه الحاله يتم تسجيل السند بعد تحديد الخزينة التي سوف تستقبل المبلغ وتاريخ الحركة وولي الامر الذي قام بالسداد . وهناك نقطه مهمة وهي ان ولي الامر قد يكون مسئولا عن طالب واحد او عدد من الطلاب وبالتالي من خلال ايقونه توزيع يقوم النظام بشكل تلقائي بتوزيع المبلغ المستلم بشكل تلقائي بنسبه وتناسب ما بين ارصده ابناء ولي الامر ( لكي توزع القيمه وتظهر في كشف حساب الطلاب ايضا ) ويمكن ايضا للمستخدم ان يقوم بنفسه بتوزيع المبلغ بن الابناء وفق وما يراه او وفقا لرغبه وليه الامر . كما يمكن للمستخدم اثناء تسجيل القيم علي الطالب بتحديد نوع الايراد حتى يتمكن لاحقا باستعراض تقرير عن الايرادات من حسب نوعها .
كما يمكن ان يكون القبض من جهة اخري غير اولياء الامور وفي هذه الحاله يقوم المستخدم باختيار نوع الجهة المورده للمبلغ اولا باختيار تسويات ليقوم البرنامج بإظهار بنود دليل الحسابات ليقوم المستخدم بالاختيار بند منها او عدد من البنود .
سندات الصرف ومن خلال هذه الحركة يتم صرف مبالغ ماليه الي أي جهات سواء اولياء او حسابات والوضع الافتراضي ان الصرف يكون الي ولي امر طالب وفي هذه الحاله يتم تسجيل السند بعد تحديد الخزينة التي سوف اخراج المبلغ منها وتاريخ الحركة وولي الامر الذي تم الصرف له. ونفس ما ذكر في خصوص التوزيع في سند القبض يمكن تكراره في سند الصرف. كما يمكن ان يكون الصرف الي جهة اخري غير اولياء الامور وفي هذه الحاله يقوم المستخدم باختيار نوع الجهة المنصرف اليها المبلغ اولا باختيار تسويات ليقوم البرنامج بإظهار بنود دليل الحسابات ليقوم المستخدم بالاختيار بند منها او عدد من البنود .
كما ان المستخدم في حاله عدم قيامة بالربط بين الحسابات ونظام ادارة المدارس يمكنه ان يختار المصروفات كجهة اخري يمكن الصرف عليها .
التسويات وهي حركه الهدف منها تسجيل قيم ماليه تضاف او تخصم من حساب والي الامر وأبنائه نتيجة لأسباب اخري لا تتعلق بعملية بالرسوم الدراسية والمصاريف المدرسيه الطبيعية ومثال علي ذلك ( خصم ممنوح للطالب لسبب ما او مبلغ تم اضافته علي الطالب نتيجة اهمال او اتلاف أي شيء في المدرسه .او أي اسباب اخري تتطلب اضافه قيم او خصم قيم علي الطلاب وبعد تسجيل رقم حركه التسوية وتحديد ولي الامر والمبلغ مدين ( يعني انة سوف يضاف الي المستحقات علي الطالب وولي امره ) او دائن ( يعني انه سوف يخصم من المستحق علي الطالب وولي امره ) مع امكانية ان يتم توزيع المبلغ ايضا بين ابناء ولي الامر كما سبق وذكر في سند القبض .
اشتراك في خدمات والأنشطة هذه الحركة يتم من خلالها تسجيل اشتراك طالب في احد الخدمات والفعليات التي تقدمها المدرسه ومن خلال التسجيل يتم اضافه قيمه الخدمه علي الطالب ليكون مطالبا بسداد قيمتها وتضاف علي كشف الحساب الخاص به وليس علي المستخدم سوي تحديد الطالب ثم اختيار رقم الخدمه التي سوف يشترك بها ليتم اضافه قيمتها والضريبة الخاصة بها علي الطالب .
الغاء الاشتراك في خدمه ويتم من خلال هذه الحركة الغاء لعمليه سابقه لاشتراك طالب في خدمه ما وبنفس طريقه تسجيل الخدمه يمكن تسجيل الغاء الاشتراك في الخدمه بتحديد الطالب وتحديد الخدمه المراد الغاء قيمتها من عليه ليظهر نتيجة الالغاء في كشف حساب الطالب .
الاشتراك في الانتقال ويتم من خلال هذه الشاشه ادارج طالب ضمن وسيله نقل معينه (باص) وفقا لنوع التوصيل المطلوب والسابق تعريفه من قبل ( ذهاب فقط - عوده فقط - ذهاب وعوده ) وبمجرد تحديد الطالب والوسيلة التي سوف يستخدمها (الباص) ونوع التوصيل المطلوب مباشرة يتم تحميل قيمه ذلك الاشتراك في خدمه التوصيل علي حساب الطالب. مع العلم بأن المستخدم بإمكانه ان يقوم بعمل حركه واحده لعدد من الطلبة دفعة واحده من خلال استخدام الشاشه الفرعية جلب الطلاب والتي سبق ذكر كيفية عملها في حركة التسجيل.
الغاء الاشتراك في الانتقال ومن خلال هذه الشاشة يمكن للمستخدم عمل حركه عكسية للحركة السابقه الاشتراك في الانتقال وذلك من خلال اختيار الطالب في الحركة ثم اختيار الباص ونوع التوصيل المطلوب الغاءه من الطالب وبالتالي تقل القيمه من كشف حساب الطالب من خلال هذه الحركة العكسية .
حركات رصد نتائج الاختبارات
وهي تشمل حركتين :-
شهري ومن خلال هذه الحركة يمكن للمستخدم ادراج الدرجات التي حصل عليها الطالب خلال شهر معين يقوم هو بتحديده حيث يقوم المستخدم بتحديد الشهر ثم تحديد المرحله الدراسية والفصل الدراسي المطلوب وكذلك المادة الدراسية المطلوب ادراج دراجات الطلاب فيها ومن خلال خاصية عرض الطلاب يمكن استدعاء الطلاب المطلوب ادارج درجاتهم .
الفصول الدراسية بنفس فكره ادراج البيانات الشهريه يمكن ان يتم ادارج الدرجات الفصليه ( التيرم ) للطلاب وهو الامر الذي يؤثر لاحقا بشكل مباشر في الشهادة الخاصة بكل طالب .
الترحيل :
الترحيل الداخلي يتم من خلال هذه الحركة تكون جميع الحركات مرحله معتمده ( أي لا يمكن تعديلها ) وتكون جاهزة للترحيل الي الحسابات حتى التاريخ الذي قام المستخدم بتحديده .
الترحيل للحسابات ومن خلال هذه الحركة والتي يقوم المستخدم بتحديد التاريخ الذي يريد ان يقوم البرنامج بتحويل الحركات التي تمت في نظام المدارس الي قيود محاسبيه بإطرافها في جزئيه الحسابات العامه بدون تدخل من المستخدم فقط ما عليه سوي تحديد التاريخ وأسلوب الترحيل الذي يفضله ( كل حركه بقيد – او حركات نوع معين بتاريخ معين فيد قيد واحد او قيد تجميعي لحركات يوم معين ) كما ان المستخدم يمكنه ان يقوم فقط باستعراض القيود حتى وقبل ان يقوم بعمل الترحيل الداخلي ( وهو الوضع الافتراضي ) من خلال عمل محاكاة للقيود أي استعراض فقط لما سوف ينشأ من قيود دون تنفيذ الحركة فعليا .
قائمة التقارير .
تعد قائمه التقارير المنظار الذي من خلاله يمكن التعرف علي ما تم من حركات وهي ايضا التي يتم من خلالها الحصول علي كافه المعلومات التي تطلبها الجهات سواء الداخليه او الخارجية عن نتيجة العمل علي النظام بشكل عم وتم تقسيم تلك التقارير الي عدد من التبويبات ( تقارير تحليليه –تقارير عن الحركات التي تمت – تقارير عن التعريفات التي تمت ادخاله – تقارير عن الشهادات الدراسية ) وهذه التقارير غالبا ما يكون فيها اختيارات للحصول علي التقارير بشكل اجمالي او تفصيلي او باختيارات اخري يمكن للمستخدم الاستفادة من تنوع اشكالها وفقا لرؤيته . كما ان جميع هذه التقارير يمكن للمستخدم وضع حدود وشروط لها ( من : الي )
علي سبيل المثال
من الي
طالب طالب
تاريخ تاريخ
مرحله مرحله
قسم قسم
من خلال هذه الشروط يكون المستخدم قد حصر نطاق استعراضه للتقارير بين كلا من ( من : الي )
تقارير تحليليه
- تقرير لأرصده اولياء الامور .
- تقرير لأرصده اولياء الامور .
- تقرير كشف حساب ولي امر .
- تقرير كشف حساب طالب .
- تقرير كشف حساب خزينة .
- تقرير كشف حساب تسويه او حساب معين .
- تقرير ايراد الرسوم الدراسية .
- تقرير ايراد خدمات الانتقال .
- تقرير ايراد الخدمات .
- تقرير ايراد النشاط .
- تقرير المبالغ المستحقه علي المراحل .
- تقرير تحليل المصروفات .
- تقرير الدفعات المستحقه .
- تقرير عن الضريبة .
- تقرير طلاب المراحل .
- تقرير الفصول .
- تقرير الاقسام .
- تقرير عن طلاب المدرسه .
- تقرير طلاب باص .
- تقرير المشتركين بالخدمات .
- تقرير لإخلاء الطرف .
- تقرير الطلاب المطالبين .
- تقرير هويات اولياء الامور المنتهية .
- تقرير هويات الطلاب المنتهية .
- تقرير الدرجات الشهريه .
- تقرير الدرجات الفصليه .
- تقرير عن الدرجات الكلية .
تقارير للحركات
- تقرير لحركه تسجيل الطلاب .
- تقرير لحركه تسجيل الطلاب في العام الجديد .
- تقرير لحركه مغادرة الطلاب .
- تقرير لحركه سندات القبض .
- تقرير لحركه سندات الصرف .
- تقرير لحركه التسويات .
- تقرير لحركه الاشتراك في الخدمات .
- تقرير لحركه الغاء الاشتراك في الخدمات .
- تقرير لحركه الاشتراك في النقل .
- تقرير لحركه الغاء الاشتراك في النقل.
- تقرير لحركه رصد الدرجات الشهريه .
- تقرير لحركه رصد الدرجات الفصليه .
تقارير للتعريفات
- تقرير لتعريفات الطلاب .
- تقرير لتعريفات اولياء الامور .
- تقرير لتعريفات المواد .
- تقرير لتعريفات المراحل.
- تقرير لتعريفات الفصول .
- تقرير لتعريفات الاقسام .
- تقرير لتعريفات المصروفات المدرسيه .
- تقرير لتعريفات الخدمات و الانشطة المدرسية .
- تقرير لتعريفات الوظائف.
- تقرير لتعريفات الجنسيات.
- تقرير لتعريفات المصاريف الادارية.
- تقرير لتعريفات الخزائن .
- تقرير لتعريفات الاتوبيسات ( الباصات ) .
- تقرير لتعريفات السائقين .
تقارير الشهادات
- تقرير عن استمارات التسجيل .
- تقرير عن الشهادات.