مفتاح الاعمال للفنادق والشقق المفروشة
إن نشاط التأجير المؤقت سواء كان لشقق مفروشة أو عمائر أو شاليه له متطلبات خاصة في إدارته حيث أن الإدارة تحتاج للتعرف علي البيانات الكاملة للمستأجرين بالتفاصيل الكاملة عنهم بالإضافة إلي المرافقين إن وجدوا . بالإضافة إلي أمكانيه أن يكون هناك مجال للتعرف علي الأشخاص الغير مرغوب في تواجدهم بحيث يقوم النظام بعمل وقف لهم لأي سبب من الأسباب التي تراها الإدارة وهناك تعاملات يوميه مثل تغيير مكان أو شقه بأخرى أو عمل حجز من خلال الهاتف .كما أن هذا المجال غالبا ما يكون هناك متعاونون( وسطاء ) يقدمون للمنشاة خدمه جلب للمستأجرين سواء كانت شركه رحلات أو شركه سياحة أو شركه تفويج أو حتى سائقين يتعاونون في سبيل الحصول علي مقابل مادي يدفع لهم . كما أن كل موقع من المواقع يحتوي غالبا علي تقسيمات داخليه ذات مواصفات وأسعار خاصة سواء كانت تخص يوم معين أو أسبوع معين أو شهر معين .كما أن الإدارة يهمها بشكل أساسي وبدون تدخل منها أن يتم احتساب القيمة المحددة للمستأجر عليه حسب الأيام التي قضاها مباشره بحيث تحصل بصورة تلقائية علي كشف حساب كامل ومفصل يوضع الأيام التي تم استئجارها من قبل المستأجر . وقد يكون الموقع أيضا يوفر خدمات مدفوعة الأجر للمستأجرين مثل المغسلة أو الوجبات أو أي خدمات أخري مشابهه .كما أن الموقع نفسه يحتوي علي عدد من الأصول والأثاث الواجب حصرها . كما انه هناك بعض المصروفات التي يتم صرفها علي الموقع لأسباب مختلفة وبصورة عامه مثل الكهرباء المياه الصيانة .
وبناء علي ما سبق فقد قامت شركه بوتقة الحلول بتوفير الحل المناسب لجميع تلك الاحتياجات وأكثر بصوره آلية تتيح سرعة الانجاز ودقه المعلومة من خلال نظام متكامل وقد تم تقسيم النظام أي أجزاء متكاملة ومترابطة بعضها البعض . وهي كلاتي :-
- نظام للحجز التسكين .
- نظام متابعة المصروفات .
- نظام متابعة الخدمات .
- نظام إدارة الأصول .
تعتبر قسم الحجز والتسكين من أهم الأقسام التي يحتويها نظام مفتاح الاعمال والذي يتم من خلاله إجراء جميع عمليات التسكين للنزلاء داخل المجمع وهو يحتوي علي الحركات والتعاملات الأساسية لنظام العمائر والشقق المفروشة حيث يتم من خلال هذه الجزئية تنفيذ أعمال تعريف بيانات الموقع كاملا وتعريف النزلاء وبياناتهم وتعريف أسعار الغرف أو الشقق وقيمتها الإيجاريه كما يتم من خلاله عمل الحجز لنزيل وإخلاء نزيل وتغيير نزيل من موقعة إلي موقع أخر استلام مبالغ وصرف مبالغ للنزيل وعمل التسويات اللازمة واستعراض التقارير الكاملة عن الحركة التي تمت في العمارة أو الشقق أو الغرف أو الشاليه حسب طبيعة تلك الحركات .
وبالتالي فان جميع تلك الوظائف يتم تنفيذها من خلال القوائم الرئيسية التالية :-
قائمه السجلات والتعريفات :-
- تعريف وتحديد سياسات الوسطاء ((حيث من يمكن أن يتم من خلالها تعريف الوسطاء والمتعاونين الذين يقدمون خدمات جلب النزلاء إلي الموقع )) 0
- تعريف النزلاء ((تحديد وبيانات النزلاء التفصيلية بجميع تفاصيلها )) 0
- تعريف وتحديد المدن ((وهي المدن التي يمكن إن يتم التعامل معها في تعريف أي نزيل )) 0
- تعريف وتحديد الجنسيات (( ومنها يتم تعريف الجنسيات التي يتم استخدامها أيضا في تعريف النزلاء )) 0
- تعريف وتحديد مجموعة الغرف (( تقسيم الغرف أو المواقع إلي مجموعات حسب طبيعة كل منها ووضع))0
- تعريف وتحديد أنواع الغرف 0
- تعريف وتحديد الأشخاص المشكوك فيهم 0
- تعريف وتحديد كروت الائتمان المشكوك فيها 0
قائمه الحركات والعمليات :-
- حركة حجز الغرف (( أمكانيه عمل حجز مباشر أو من خلال الهاتف )) 0
- حركة تسكين الغرف (( تسكين النزيل مباشره في الموقع الذي يرغب فيه أو من خلال جلب حجز سابق )) 0
- حركة تغيير الغرف (( نقل النزيل من موقع إلي أخر مع أمكانيه اعتماد السعر الجديد للموقع الجديد أو اعتماد سعر جديد)) 0
- حركة إخلاء الغرف (( إخلاء الموقع من النزيل لتصبح جاهزة لنزيل جديد )) 0
- عمل سندات القبض للنزلاء (( السداد النقدي أو بوسائل السداد المختلفة مع أمكانيه إظهار الرصيد المستحق بصورة مباشره من خلال السند)) 0
- عمل سندات الصرف ((صرف مبالغ للنزلاء سواء كان ذلك بسبب فرق في السعر أو استرجاع مقدم مسدد بالزيادة )) 0
- عمل التسويات للنزلاء (( تحميل النزيل بمبالغ لا تتعلق بعمليه التسكين مثل إتلاف بعض المنقولات أو عمل خصم لنزيل ولأي سبب كان سواء بسبب اعتراض النزيل علي التكييف علي سبيل المثال )) 0
- عمل حركة الترحيل وإنهاء اليوم (( نقل وترحيل وتحميل كل نزيل وكل غرفه بما تستحق من مبالغ نتيجة مرور يوم من سكني علي النزيل بصورة مباشره دون تدخل من جانب المستخدم )) 0
- حركة البحث عن الغرف (( استعلام يوضح الغرف وموقف كل منها )) 0
- حركة متابعة الغرف ((شاشة المتابعة المباشرة والتي توضح وضع الغرف والمواقع الحالي وهي أيضا تستخدم في إجراء عمليات الحجز والإخلاء علي كل غرفه أو موقع بصورة مباشرة ))0
هنالك العديد من التقارير التحليلية والتفصيلية المتخصصة في نظام إدارة العمائر والشقق المفروشة وعلي حسب الصلاحيات التخصصية لا الحصر الآتي:-
قائمه التقارير :-
- تقرير عن الغرف وما تم فيها من حركات حجز & تسكين & تغيير & إخلاء 0
- تقرير عن عمل وإصدار سندات القبض والصرف 0
- تقرير عن تسويات النزلاء 0
- تقرير عن كشف حساب للنزيل 0
- تقرير عن الإيرادات المتوقعة بناءا علي حركة الحجز 0
- تقرير عن الإيراد الفعلي الذي تم فعليا 0
- تقرير عن الوسطاء الأكثر تعاملا 0
- تقرير عن الغرف الأكثر تأجيرا 0
- تقرير عن متابعة النزلاء 0
- تقرير عن الغرف المتوقع إخلاءها ........................الخ
ومن خلال هذه الجزئية يتم تنظيم عمليه الصرف علي الموقع ككل حيث يتم من خلاله وضع إطار عام للمصروفات التي يمكن أن يتم صرفها علي الموقع وبالتالي حصر واستعراض جميع تلك المصروفات في صورة تقارير يوميه أو شهريه أو سنوية. وينقسم العمل خلال هذه الجزئية إلي ثلاث قوائم يتم من خلالها تنفيذ المطلوب من ناحية المصروفات وهي كلاتي :-
- قائمه التعريفات وتشمل :-
- تعريف المحافظ المالية (( والتي قد تكون الصندوق الخاص بالموقع أو تكون في صورة عهد ماليه وهي تظهر الرصيد أول المدة والحركات التي تمت علي كل محفظه مالية )).
- تعريف عناصر المصاريف (( وهي شاشة يتم من خلالها تحديد وتعريف أنواع المصاريف التي يمكن صرفها وتقسيمها إلي مجموعات ويمكن وضع رصيد افتتاحي لها )).
- تعريف الموازنة للمصاريف المتوقعة (( حيث يمكن وضع تصور بالمصاريف المتوقع صرفها خلال أشهر العام )).
- قائمة الحركات وتشمل :-
- تسجيل المصروفات (( ويتم من خلالها تسجيل المصروفات التي تم صرفها من كل محفظه أو عهده ))
- إجراء التحويل بين المحافظ والعهد (( حيث يمكن أن يتم عمل تحويل من محفظه إلي أخري أو من عهده إلي أخري وعمل التسوية اللازمة بينهم ))
- قائمه التقارير وتشمل :-
- تقارير شامله عن جميع التعريفات والحركات التي تمت سواء علي المصروفات أو علي المحافظ والعهد المختلفة وبالتالي يمكن استعراض كشف حساب لكل منها علي حده بالإضافة إلي تقارير مقارنه بين الفعلي والتقديري للمصاريف .
ويمكن من خلال متابعة الخدمات تحديد الخدمات المقدمة وللنزلاء وتحميلها علي كل غرفه أو موقع من خلال فواتير مباشره .وهي بنفس الطريقة تشمل :-
- قائمه التعريفات وتشمل :-
- تعريف مراكز الخدمات الموجودة (( مثل المغسلة أو المطبخ ........................))
- تعريف المجموعات للأصناف (( حيث يتم تقسيم الأصناف إلي مجموعات مختلفة – نظافة –غسيل – صيانة .....))
- تعريف الأصناف والخدمات (( تحديد الأصناف وتعريفها وتقسيمها حسب مجموعاتها وتحديد الرصيد الافتتاحي لها ))
- قائمة الحركات وتشمل :-
- صرف أصناف (( حيث يتم صرف أصناف أو خدمات معينه من خلال مستندات الصرف الخاصة بها
- توريد أصناف (( حيث يتم إثبات توريد الأصناف سواء من خلال الشراء أو خلافه وتسجيل ذلك بمستند ))
- تحويل أصناف (( وهو مستند يتم من خلاله إثبات تحويل الأصناف من مركز خدمه إلي أخر))
- إصدار الفاتورة (( حيث يتم من خلاله إصدار الفواتير علي الغرف أو المواقع المختلفة لنزيل معين ))
تقارير متنوعة تشم جميع التعريفات سواء للأصناف والخدمات من خلال جميع المستندات التي تمت كما يمكن استعراض تقارير عن ارصده كل خدمه أو صنف معين وكذلك جميع الفواتير التي تم إصدارها وجميع تلك التقارير تحتوي علي العديد من الخيارات التي تحدد شكل التقرير الذي سوف يتم الحصول علية .
يحتوي أي مجمع للتأجير علي العديد من الأصول التي يجب أن يتم حصرها والتعرف علي المواقع الموجودة بها وبناء عليه فان نظام إدارة الأصول هو المنوط بالقيان بتلك المهمة بشكل أساسي حيث يتم ذلك من خلال القوائم التالية :-
وتشكل التعريف الكامل للأصل وتحديد الموقع الخاص به والرصيد الافتتاحي لكل منها حسب موقعه
- قائمة الحركات وتشمل :-
- توريد أصل (( وهي الحركة التي يتم من خلالها إثبات التوريد لأصل ما إلي الموقع المحدد ))
- صرف أصل (( وهي الحركة التي يتم من خلالها صرف أصل من موقع معين
- تحويل أصل (( وهي الحركة التي يتم من خلالها إثبات انتقال أصل من موقع إلي أخر ))
- قائمه التقارير وتشمل :-
تشمل قائمه التقارير جميع التقارير التي تحص بيانات الأصول وجميع الحركات التي تمت عليها والمستندات التي تثبت صرف أو توريد أو تحويل أي أصل من الأصول وبالتالي أيضا يمكن الحصول علي تقرير بأرصدة الأصول الموجودة في موقع ما . والعديد من التقارير المتنوعة والمختلفة .