نظام إدارة الخدمات العقارية
تؤكد كافة القراءات والدراسات الاقتصادية وجود نمو كبير في النشاط العقاري بكافة صورة ومجالاته مما دفع بالكثيرين إلي الدخول في هذا المجال وأدي ذلك إلي زيادة المنافسة بين مقدمي الخدمات العقارية ومدي قدرة كل منهم علي إظهار مقدرته التشغيلية لإشباع رغبات العملاء وتلبية متطلباتهم مع الحفاظ علي هامش الربح دون تأثر بالمنافسة، ومن هذا المنطلق وجب البحث عن دعم لوسائل التشغيل وزيادة كفاءتها وفاعليتها، فبالرغم من بقاء ونجاح نظم التشغيل اليدوية السابقة في النشاط العقاري علي مر السنوات الطويلة الماضية إلا أنه لم يعد من الممكن استمرار نجاح تلك النظم، فعصرنا الحالي هو عصر تكنولوجيا المعلومات وهو النواة الإستراتيجية لدعم ومساندة إدارة كافة الأنشطة الأخرى فكيف لنا أن نتوقع انتظار العميل حتى نقوم بالبحث له عما يلائمه في وسط كومه كبيرة من الأوراق والسجلات وهناك من يقدم له ذات الخدمة إلكترونيا وفي زمن قياسي وبصورة عصرية، بل وأصبح في مقدور ذات العميل ومن موقعه عبر الانترنت ووسائل الاتصال الأخرى أن يقوم بالبحث عن مستهدفاته في قواعد بيانات شركات الخدمات العقارية! .
ويزداد الأمر مع ملاك العقارات ذاتهم فكيف يمكن أن نقنعهم في هذا العصر أن ممتلكاتهم واستثماراتهم عالية القيمة في أمان مع نظم عفي عليها الزمان، وكيف لم أن يقتنعوا بأنه ليس من حقهم الدخول المباشر والإطلاع علي الموقف التشغيلي لتلك الممتلكات ! .
من هذا المنطلق ولمشاركة شركات الخدمات العقارية تم تطوير هذا النظام ليكون أداة مثالية لهؤلاء الراغبين في تطوير أعمالهم وتحمل الدور المنوط لهم سواء قبل العملاء أو ملاك العقارات وأيضا قبل أنفسهم وشركاتهم، ويحتوي النظام في مرحلته الأولي علي كافة العمليات التي يحتاجها نشاط التسويق العقاري وإدارة الأملاك.
أولا: تعريفات وسجلات النظام
- تعريف العقارات والوحدات
يتيح النظام تعريف وتسجيل كافة العقارات المتداولة بالشركة سواء أكانت عقارات مملوكة أو عقارات مدارة لصالح الغير وتعريف كافة بيانات ومواصفات هذا العقار لتستخدم فيما بعد للبحث عن عقار ما بمواصفات محددة من قبل المستأجرين أو المشتريين، مع إتاحة تقسيم وترتيب العقارات حسب أنواعها وأشكالها المختلفة، وكذا يتيح النظام تعريف وتحديد الوحدات بداخل العقار وتقسيمها إلي أنواعها المختلفة.
- تعريف الملاك
حيث أن النظام يعالج عمليات الإدارة لصالح الغير كان من اللازم تسجيل وتعريف ملاك تلك العقارات لإضافة مستحقاتهم من عوائد التأجير أو خصم ما يخصهم من مصروفات صيانة لعقاراتهم ويتاح بتلك الجزئية تعريف وتسجيل كافة بيانات الملاك وربطهم بالعقارات الخاصة بهم.
- تعريف المستأجرين (المشتريين)
يتيح النظام فتح سجل لكافة المتعاملين مع الشركة سواء أكانوا مستأجرين أو مشتريين وتسجيل كافة بياناتهم الشخصية والمالية لتسهيل عمليات البحث والمتابعة وإصدار كافة التقارير.
- تعريف مندوبي التسويق
يتيح النظام عملية تسجيل وتعريف كافة مندوبي التسويق بالشركة متضمنا البيانات الشخصية لكل مندوب وكذا أسلوب التعامل المالي مع هذا المندوب حال قيامة بتأجير أو ببيع عقار أو وحدة من عقار.
- تعريف مصروفات الصيانة
تمهيدا لتسجيل مصروفات الصيانة المختلفة علي العقارات والوحدات بداخل العقار يتيح البرنامج تعريف وتقسيم تلك المصروفات حسب أنواعها وأسمائها المتعارف عليها بالشركة مما يسهل علمية تسجيل مصروفات الصيانة لاحقا وكذا يمكن للمستخدم استعراض حركة مصروف محدد أو معرفة حجم هذا المصروف في خلال فتره معينه وكذا يمكن معرفة حجم مصروف معين أو مجموعة من المصروفات علي عقار محدد أو مجموعة من العقارات والوحدات وهكذا مما يعطي قدرا اكبر من المرونة في التعامل مع معالجات المصروفات ويوفر قدرا أكبر من التقارير المالية المطلوبة.
ثانيا: حركات ومعاملات النظام
- التأجير (عقود الإيجار)
من خلال المدخلات والتعريفات السابقة يمكن الآن إنشاء عقد إيجار لعقار بكاملة أو لوحدة محددة بداخل هذا العقار لأحد المستأجرين المعرفيين بالنظام بكافة شروط وأساليب العقد المتعارف عليها بالشركة حيث أن البرنامج يتيح للمستخدم تحديد الأسلوب الإيجاري المتعامل به وكذا شروط وطريقة السداد سواء أكانت دفعة واحدة أو عدة دفعات مجدولة بتواريخ لاحقة، كما ويمكن للمستخدم من إضافة الشروط العامة المناسبة له أو حسب احتياجه لكل حالة تأجير مما يوفر قدرا كبيرا من المرونة في تحرير عقود التأجير.
- تجديد الإيجارات
عندما يتطلب الأمر تجديد عقد الإيجار في حالة استمرار نفس المستأجر في نفس العين المؤجرة سابقا وبغرض التسهيل لن يلزم تحرير عقد جديد مرة أخري بل سيتم استدعاء هذا العقد السابق وإجراء تجديد له بنفس شروطه السابقة لمدة جديدة قد تكون مماثلة لمدة التعاقد الأصلي أو تقل أو تزيد عنها.
- إلغاء وفسخ العقود
لأي سبب يوجب إلغاء أو فسخ العقد قبل انتهاء مدته المحددة ستكون تلك الحركة هي المسئولة عن القيام بهذه المهمة الاستثنائية ومعالجة كافة الجوانب المالية والإدارية لفسخ وإنهاء العقد.
- البيع (عقود البيع)
يتيح النظام إجراء عملية بيع لأحد العقارات بكاملة أو أحد الوحدات الموجودة بعقار ما وستكون هذه الحركة هي المسئولة عن تسجيل عمليات البيع المختلفة بالشركة ومتابعة كافة الأمور المالية المتلازمة للبيع سواء تم البيع بصورة نقدية في حينه أو في صورة أقساط مجدولة مع إتاحة تحديد وتسجيل شروط عمليات البيع المختلفة بحسب كل حالة.
- سندات القبض والصرف
يتزامن مع عمليات التأجير أو عمليات التجديد وكذا غيرها من العمليات والحركات الأخرى استلام أو صرف مبالغ من المستأجرين أو المشتريين والملاك وهنا سيكون دور هذه الحركة أو العميلة بتسجيل كافة المبالغ المتداولة من الجهات المختلفة أيا كانت تلك الجهات أو الأشخاص مما يتيح تكامل الدورة المستندية بالشركة بشقيها الإداري والمالي.
يتيح النظام تسجيل كافة مصروفات الصيانة علي العقارات والوحدات المعرفة بالنظام كلا بالمبلغ الذي حمل به مما يسهل عملية حصر لمصروفات عقار أو وحدة ما في فترة زمنية محددة.
- علاقات العملاء والملاك عبر الانترنت
استكمالا لكافة مستهدفات التطوير يتيح النظام عب الانترنت دخول العملاء سواء أكانوا مستأجرين أو مشتريين للبحث عن متطلباتهم بصورة مباشرة وفورية وتقديم طلبات في ذات اللحظة للشركة لتأجير أو تملك ما يناسبهم من العقارات المتاحة، وكذلك سيتمكن الملاك من الدخول ومتابعة أملاكهم والوقوف علي موقفها التشغيلي وإبداء الملاحظات.
ثالثا: مخرجات وتقارير النظام
يتيح النظام كافة التقارير المالية والإدارية والتسويقية التي يتطلبها النشاط بصورة وأهدافه المختلفة علي كافة المستويات بداخل الشركة بداية من تقارير المدخلات والسجلات وكذا تقارير المعاملات والحركات بكافة أنواعها وتفاصيلها ووصولا إلي تلك التقارير عالية التفصيل والتداخل فيما بين السجلات والمعاملات والتقارير الإحصائية والتحليلية لكافة أعمال الشركة.