(( نظام مفتاح الاعمال للمجوهرات ))
يتمتع قطاع التجارة في مجال المجوهرات والأحجار الكريمة بمواصفات خاصة تختلف عن باقي القطاعات التجارية حيث يتميز هاذ القطاع بالعديد من السمات التي لها تأثير مباشر في التعامل اليومي في هذا النشاط ونظرا لندره وخصوصية هذا النشاط واختلافه عن جميع الأنشطة التجارية الأخرى فقد قمنا بتصميم نظام خاص يقوم بتغطيه جميع المتطلبات التي تخص النشاط وذلك من خلال تحليل مفصل ومتخصص لهذا القطاع بشكل خاص مع الأخذ في الاعتبار أمكانيه أن يتم ربط النظام أيضا بالمحاسبة المالية لكي يتكامل العمل بصوره شامله وبصوره احترافية مع مراعاة السمات الخاصة للقطاع وتوفير جميع الطلبات التي يحتاجها المستخدم ونحن هنا إذ نفخر بتقديم هذا الإصدار نود أن نقوم بوضع السادة أصحاب معارض المجوهرات والأحجار الكريمة معنا في الصورة ونحن نعد هذا العرض التقديمى نود أن نوضح بعض تلك السمات الخاصة لهذا المجال وأيضا نقوم بعمل استعراض سريع لمحتويات ومزايا نظام مفتاح الاعمال المتخصص في هذا القطاع .
أولا : طبيعة النشاط والمحددات التي يتم التعامل معها في مثل هذا القطاع .
- حجم الاستثمارات التي يتم التعامل فيها داخل هذا النشاط وهي غالبا استثمارات كبيرة .
- المواصفات الخاصة لكل قطعه من القطع التي يتم تداولها في هذا النشاط .
- أمكانيه البيع لصالح الغير نظير نسبه مشاركه في الربح.
- اختلاف كل صنف عن الأخر بمواصفات صغيره وبسطه وذات قيمه كبيره .
- احتواء الأصناف علي أنواع مختلفة من المكونات التي تؤثر في قيمه وسعر كل صنف .
- إمكانية التعامل بين العملاء أو الموردين علي سبيل الأمانة سواء في البيع أو الشراء .
- الأسلوب الخاص في التعامل مع تلك القطع سواء من ناحية العرض أو من ناحية الحفظ .
- الطبيعة الخاصة لعملاء مثل تلك القطع .
- المتابعة الدائمة والمستمرة للحركة الداخلية والخارجية التي تؤثر في الأسعار
- الطبيعة الخاصة للموظفين والمستخدمين داخل المنشأة
- بالإضافة إلي سمات أخري تميز هذا المجال عن المجالات الأخرى .
ثانيا : الأدوات المستخدمة في تصميم وتطوير النظام .
وبناء علي تلك السمات الخاصة ونظرا لقيمه وحجم الاستثمارات يتم تداولها في هذا النشاط وجب أن يكون هناك نظام قوي وآمن ودقيق يتيح للإدارة الاطلاع علي جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب وبكل دقه وبالتفصيل عن جميع التعاملات اليومية والشهرية والسنوية . وهو بالفعل ما تم الالتزام به أثناء تنفيذ وتصميم نظام مفتاح الاعمال للمجوهرات . وسوف نوضح في ما هو آت المزايا والمواصفات التي تم الالتزام بها أثناء تنفيذ النظام والتي تتمثل في الآتي :-
- استخدام أفضل قواعد البيانات وأحدثها والتي تتمتع بالمرجعية القوية والتوافقية التامة مع أنظمة التشغيل المتاحة حيث تم اختيار منتجات شركة عملاقة كشركه ميكروسوفت وقاعدة البيانات العملاقة SQL2008 كأساس للتعامل مع البيانات .
- استخدام احدث واقوي لغات البرمجة وأيضا بالتعاون مع ذات الشركة حيث تم استخدام احدث التقنيات وهو Dot Net في التصميم والتي أتاحت لنا الحصول علي جميع الميزات التالية :-
- دعم كامل لتعدد المهام والعمليات في آن واحد طبقا لتكنولوجيا الويندوز.
- مصمم ومطور باستخدام تكنولوجيا UML وأدوات وتكنولوجيا ميكروسوفت Dot Net.
- دعم كامل لتعدد المستخدمين سواء تحت بيئة شبكات ويندوز أو نوفيل.
- إمكانية العمل علي الشبكات الداخلية LAN أو الشبكات الخارجية WAN .
- دعم تعدد اللغات لكافة اللغات التي يدعمها نظام التشغيل ويندوز.
- نظام أمن وصلاحيات المستخدمين علي كافة مكونات النظام بما فيها التقارير.
- نظام متابعة ورقابة المستخدمين يتيح معرفة كافة تحركات المستخدم داخل النظام.
- تشفير للبيانات السرية والهامة لضمان عدم قرأتها عند فتح قواعد البيانات من خارج النظام.
- دعم تعدد العملات في كافة حركات وعمليات النظام.
- تأمين الأخطاء المنطقية وظهور رسائل توضح مواضع أخطاء الاستخدام.
- توفر نظام مساعدة وشرح لكافة أجزاء ومكونات النظام.
- دعم عمليات البحث السريع والبحث المتقدم في كافة مدخلات النظام.
- دعم عمليات حفظ واسترجاع البيانات المجدولة بصورة تلقائية.
- أمكانية تعديل تصميم شاشات النظام من قبل المستخدم.
- تعدد أشكال ومحتويات كافة الشاشات بصورة مستقلة لكل مستخدم.
- دعم التقارير لتكنولوجيا Add Hoc .
- كم هائل من التقارير التي تخدم كافة المستهدفات علي كافة المستويات التشغيلية والإدارية.
- إتاحة تعديل وتصميم كافة تقارير النظام.
- مصمم تقارير يتيح للمستخدم تصميم تقارير كاملة في حال عدم توافرها بالنظام.
- تصدير كافة التقارير لغالبية صيغ البيانات المتعارف عليها.
- إمكانية الوصول المباشر من داخل التقرير للحركة أو العملية التي نتج عنها بيانات التقرير.
- إمكانية إعادة إظهار التقارير بموجب فلاتر خاصة يحددها المستخدم.
- إمكانية البحث داخل محتويات التقارير.
- طباعة التقارير علي كافة أنواع الطابعات التي يدعمها نظام الويندوز.
- تكامل الدورة المستندية حسب القواعد النظام المحاسبي العربي.
- دعم تكنولوجيا الانترنت ووجود أجزاء من النظام تعمل بأسلوب تطبيقات الانترنت.
- دعم المراسلات باستخدام مايكروسوفت MS Word .
- دعم المراسلات باستخدام البريد الالكتروني.
- توافر الدعم الفني والتدريب وعقود التشغيل من قبل فريق فني متخصص ومحترف .
- أمكانيه ربط النظام مباشرة بالحسابات أوان يعمل بصوره مستقلة .
ثالثا : مزايا النظام :-
تم تصميم النظام بحيث يجمع بين العديد من المزايا والمعايير . فقد تم تصميم النظام بحيث يوفر ميزات أساسيه يجب توافرها وهي .
سهوله الاستخدام .
وتم ذلك من خلال تصميم القوائم والشاشات السهلة والميسرة والواضحة في التعامل معها مع أمكانيه أن يقوم كل مستخدم بان يقوم بتغيير شكل الشاشات والتقارير وفقا للصلاحيات الممنوحة له وهذه الصلاحيات تتوفر من خلال نظام متكامل للأمن .
ميزه الأمان .
وهي من المعايير الأساسية التي يجب أن تتوفر في النظام .ويتوفر ذلك في العديد من الصور مثل استخدام اقوي قواعد البيانات واستخدام إمكانيات النسخ التلقائي للبيانات بالإضافة إلي توفر نظام هرمي من الصلاحيات يتيح للإدارة وضع كل مستخدم للنظام في المكان المخصص له دون تجاوز وفي جميع مكونات النظام بحيث يمكن أن يكون هناك شاشات مفتوحة للبعض وأخري مغلقه وشاشات يمكن التعديل فيها لشخص ما وأخر لا يمكنه ذلك مع أمكانيه أن يتم وضع نظام أيضا للتقارير سواء من ناحية استعراضها أو طباعتها أو تصميمها .
المرونة .
ويقصد بالمرونة هنا هو أن يكون المستخدم له القدرة علي إضافة وتعديل أو حذف أو التعامل مع بياناته بدون الحاجة إلي الرجوع لأي جهة أخري في مثل هذه الحالات و ذلك في إطار نظام الأمن الموضوع مسبقا .
التكامل والترابط التام .
حيث أن جميع مكونات البرنامج تؤثر وتتأثر بالأجزاء الأخرى بصورة مباشرة وبصورة لحظيه بما يتيح للإدارة الحصول علي أي تقرير في أي لحظه تشاء وبصورة تعبر مباشره عن الموقف الحالي سواء كان ذلك عن المبيعات أو المشتريات أو عن المالية أو المخزون مع ارتباط الجميع بالأطراف الأخرى سواء كان عملاء أو موردين أو بنوك مع أمكانيه أن يتم ربط جميع تلك الحركات مباشرة بالهيكل المحاسبي للمنشأة في حاله رغبه العميل في ذلك . ومن أهم المزايا المتعلقة بالترابط هو أمكانيه التعامل من خلال النظام بأكثر من قاعدة بيانات كما يتيح النظام أيضا ووفقا لأسلوب الاتصال المتاح وعلي سبيل المثال الاطلاع علي البيانات الخاصة بفرع أخر في موقع أخر بشرط وجود وسيله الاتصال المناسبة بين الفرعين .
رابعا : مكونات النظام ومحتوياته :-
وفقا للبند الأول من مزايا النظام فان السهولة في الاستخدام والوضوح في التعامل كان من أهم البنود التي تم التركيز عليها ومراعاتها أثناء تصميم النظام بحيث يكون ذلك من خلال قوائم وشاشات واضحة للمستخدم وتعبر بصورة مباشره عن الهدف منها وتم ذلك أيضا من خلال أربع قوائم تشير إلي محتوياتها بكل وضوح فهناك قائمه للنظام والإعدادات التأسيسية - قائمة للتعريفات لإعداد البيانات السابقة التجهيز التي سوف يتم استخدامها لاحقا – قائمة الحركات والتي تحتوي علي شاشات التعاملات اليومية والتي يتم من خلالها تنفيذ العمل اليومي بأنواعه – ثم قائمه أخيرة تحتوي علي التقارير بأنواعها .
1-: قائمة النظام والعدادات الأساسية
تشمل هذه القائمة عدة شاشات يتم من خلالها وضع بعض الإعدادات الأساسية للنظام بصورة عامة ومن تلك الشاشات الشاشات الآتية
- تعريف البيانات الأساسية للمنشاة أو الشركة
- تعريف نظام الأمن وتحديد مستويات السرية
- إعداد النسخ الاحتياطي للبيانات
- تحديث هيكل البيانات
2-: قائمة التعريفات الأولية :
هذه القائمة تحتوي علي العديد من الشاشات الفرعية التي يتم من خلالها إدخال بعض البيانات الثابتة والتي سوف يتم استخدامها لاحقا في الحركات والتقارير ومنها :-
- تعريف الماركات العالمية .
- تعريف لأنواع الماس .
- تعريف لأنواع الأحجار الكريمة .
- تعريف لمجموعات الأصناف المختلفة .
- تعريف للمجوهرات بتفاصيلها .
- تعريف للموظفين .
- تعريف للعملاء والموردين .
- تعريف لأسعار الذهب حسب تاريخه .
- تعريف الجنسيات .
- تعريف البلدان .
- تعريف المدن .
3- : قائمة الحركات والعمليات اليومية :
وتحتوي هذه القائمة علي العديد من الشاشات التفاعلية التي يتم من خلالها تنفيذ العمل اليومي داخل المنشأة وبالتالي فهي من أهم القوائم وتحتوي علي العديد من الشاشات الهامة التي من خلالها يمكن أن نحصر جميع العمليات والتفاعلات وهي أيضا التي تؤدي في النهاية إلي الحصول علي العديد من التقارير من هذه الشاشات التي تحتويها قائمه الحركات .
- فاتورة المبيعات النقدية
- فاتورة المبيعات الآجلة
- مردودات المبيعات النقدية
- مردودات المبيعات الآجلة .
- عرض الأسعار .
- فاتورة المشتريات النقدية .
- فاتورة المشتريات الآجلة .
- فاتورة مشتريات الأمانة .
- مردودات المشتريات النقدية .
- مردودات المشتريات الآجلة .
- مردودات الأمانة .
- حركه مقبوضات بأنواع وطرق القبض المختلفة .
- حركه المدفوعات بأنواع وطرق الدفع المختلفة .
- تنفيذ التسويات بأنواعها .
- حركه مراجعه ومتابعة المخزون .
- حركه الاعتماد والترحيل الداخلي .
- حركه الترحيل في حاله الربط مع الحسابات .
4- : مخرجات وتقارير النظام
هذه القائمة تعد من أهم القوائم في النظام وهي التي توضح الصورة وتبين للإدارة جميع ما تم بالمنشأة وذلك في صورة تقارير متعددة ومتنوعة وبإشكال مختلفة يمكن استعراضها علي الشاشة أو طباعتها علي أي نوع من الطابعات أو إرسالها في أي وقت إلي احد التطبيقات الأخرى لمزيد من الدراسة لها أو التعامل معها علي أنها مستند يمكن إرساله من خلال شبكه الانترنت إلي أي موقع أو أي جهة كل ذلك في صوره مجموعه كبيرة من التقارير وعلي سبيل المثال منها الأتي :-
- تقرير الأحجار
- تقرير الألماس
- تقرير الباركود
- تقرير البلدان
- تقرير التسويات
- تقرير العملاء والموردين
- تقرير الماركات
- تقرير المبيعات الآجلة
- تقرير المجموعات
- تقرير المدن
- تقرير المشتريات الآجلة
- تقرير المشتريات النقدية
- تقرير المقبوضـــات
- تقرير المواقع
- تقرير الموظفين
- تقرير أسعار الذهب
- تقرير حالة المبيعات
- تقرير حالة المشتريات
- تقرير حركة المدفوعات
- تقرير سند استلام
- تقرير سندات الاستلام
- تقرير صور القطع
- تقرير عرض الأسعار
- تقرير مردودات المبيعات الآجلة
- تقرير مردودات المبيعات النقدية
- تقرير مردودات المشتريات الآجلة
- تقرير مردودات المشتريات النقدية
- تقرير مردودات مشتريات الأمانة
- تقرير مشتريات الأمانة