مفتاح الاعمال لإدارة المطاعم
يعد قطاع المطاعم من القطاعات التي تشغل حيزا كبيرا من الأنشطة الاقتصادية في أي مجتمع . و بالإضافة إلي أهميه وحيوية هذا النشاط وتعدد أنواعه وإشكاله ومحتوياته وما يقدمه من خدمات للمجتمع فانه في نفس الوقت نشاط تنافسي يحتاج أن للاستمرار فيه أن يحوز علي العديد من السمات التي تجعله يتفوق علي أقرانه في المجال مثل الربحية وتميز الأداء وحسن السمعة وكفاءة الإدارة والخدمة المقدمة حيث أن هذا القطاع له علاقة مباشره بما يتركه من انطباع لدي من يخدمهم وبالتالي فان علي من يتخذ من هذا القطاع نشاطا له ضرورة الاستفادة الكاملة من الموارد التي تتوفر لديه سواء موارد ماليه أو بشريه أو تنظيميه أقصي استفادة حتى يستطيع أن يجتذب اكبر عدد من الرواد و حتى يتم بلورة تلك الموارد في صورة خدمه مميزه للعميل .
وبناء علي المعطيات السابقة فان أي نظام لأداره مثل هذا النشاط لابد أن يوفر من المزايا التي تساهم بشكل فعال في خدمة الإدارة للحصول علي أقصي مزايا ممكنه وبكل كفاءة فلابد علي النظام أن يخدم الإدارة من الناحية التنظيمية الداخلية وأيضا من الناحية المالية وأيضا من الناحية الإدارية مع الاحتفاظ بضرورة أن يساهم النظام أيضا بشكل فعال في خدمه عنصر أساسي وهام وهو خدمه العميل .
كل تلك النقاط كانت في بؤره اهتمامنا عند قيامنا بتصميم وتنفيذ برنامج مفتاح الاعمال لأداره المطاعم فكان من الضروري أن تتوفر به جميع تلك الإمكانات من خلال تحليل قوي وشامل ودقيق وأيضا تصميم سهل وميسر في عند التطبيق وأيضا باستخدام أفضل واحدث أدوات البرمجة وقواعد البيانات .
وسوف نوجز تلك المعلومات السابقة في صورة نقاط يتم استعراضها بصوره مختصر لاحقا
- مزايا النظام :-
- مكونات النظام ومحتوياته :-
مزايا النظام :-
تم تصميم النظام بحيث يجمع بين العديد من المزايا والمعايير . فقد تم تصميم النظام بحيث يوفر ميزات أساسيه يجب توافرها وهي .
سهوله الاستخدام .
وتم ذلك من خلال تصميم القوائم والشاشات السهلة والميسرة والواضحة في التعامل معها مع أمكانيه أن يقوم كل مستخدم باستخدام النظام بأسرع وقت حتى وان كانت ليست لديه الخبرة السابقة به وذلك من خلال التعامل مع شاشات باللمس واضحة المحتوي مع أمكانيه وضع صور للأصناف تساهم في سرعة تنفيذ المطلوب في أقل وقت ممكن .
قوه الصلاحيات .
وهي من المعايير الأساسية التي يجب أن تتوفر في النظام . يتوفر نظام هرمي من الصلاحيات يتيح للإدارة وضع كل مستخدم للنظام في المكان المخصص له دون تجاوز وفي جميع مكونات النظام بحيث يمكن أن يكون هناك أيقونات داخل الشاشة متاحة للبعض وغير متاحة للأخر وفقا للصلاحيات الممنوحة لكل منهم مثل خانه الخصم علي سبيل المثال .
الاستقرار وأمان البيانات .
ويتوفر ذلك في العديد من خلال استخدام اقوي قواعد البيانات واستخدام إمكانيات النسخ التلقائي للبيانات .
التوافق التام
حيث يوفر النظام توافق تام مع جميع أنواع الأجهزة المرتبطة مثل الطابعات بأنواعها أمكانيه استخدام الكروت الممغنطة سواء في دخول الموظفين علي النظام أو في تحديد العملاء الدائمين حسب الخصم الممنوح لهم .
سرعه التنفيذ
يتيح النظام من خلال إمكاناته العديدة تنفيذ المهام داخل المطعم بكل سرعة حيث يتم تقسيم الطلب إلي أجزاء يتم طباعه كل منها في القسم الخاص به بحيث يمكن فور طباعه الطلب طباعه نسخه بما يخص المطبخ تطبع علي طابعه المطبخ وما يخص قسم العصير في طابعه العصير بالإضافة إلي نسخه مجمعه تجمع كامل الطلب في نسخه واحده مما يساهم في سرعه تنفيذ الطلب بأقصى سرعة .
المرونة .
ويقصد بالمرونة هنا هو أن يكون المستخدم له القدرة علي إضافة وتعديل أو حذف أو التعامل مع بياناته بدون الحاجة إلي الرجوع لأي جهة أخري في مثل هذه الحالات و ذلك في إطار نظام الأمن الموضوع مسبقا فيمكن للمستخدم أضافه القاعات وعمل تصميم لها .
التعددية
حيث يتيح النظام أمكانيه استخدام النظام بواجهتين العربية والانجليزية وأيضا يتيح النظام أن يتم التعامل مع أكثر من فرع من الفروع مع أمكانيه تجميع البيانات لجميع الفروع بالمركز الرئيسي أو الإدارة العامة .
مرجعيه فعاله
يتيح النظام الاحتفاظ بالسجلات السابقة حتى ما تم حذفه من طلبات يمكن الرجوع إليها في أي وقت كما أن بيانات العملاء بالأجل وما يتعلق بهم من معلومات بما فيها الخصم الممنوح مع إمكانية استعرضها في أي وقت .
دقه البيانات .
حيث يمكن من خلال المخزون الموجود في النظام الحصول علي تقارير دقيقه عن الكميات الواردة والمنصرفة داخل المطعم نتيجة تنفيذ الطلبات أو نتيجة التوريد التي تتم علي المطعم بصورة دوريه .
التكامل والترابط التام .
يمكن أن يتم ربط جميع الحركات داخل المطعم بحيث تؤثر وبصورة تلقائية وبدون تدخل من المستخدم في النظام المحاسبي والمالي بكل دقه ويسر عند رغبه العميل في صورة قيود محاسبيه مباشرة مما يتيح للإدارة الحصول علي تقارير ماليه بالإضافة إلي التقارير اليومية التي يتيحها نظام المطاعم علي أن ذلك لابد وان يكون من خلال الربط بنظام مفتاح الاعمال المالي والمحاسبي .
مكونات النظام ومحتوياته :-
وفقا للبند الأول من مزايا النظام فان السهولة في الاستخدام والوضوح في التعامل كان من أهم البنود التي تم التركيز عليها ومراعاتها أثناء تصميم النظام بحيث يكون ذلك من خلال قوائم وشاشات واضحة للمستخدم وتعبر بصورة مباشره عن الهدف منها وتم ذلك.
وتم تقسيم النظام علي جزئيين أساسيين
- القسم الخاص بالإعدادات الأساسية والتجهيز والتقارير
- القسم التنفيذي
وفي القسم الأول
يتم وضع وإعداد وتهيئه النظام للعمل وذلك من خلال أربع قوائم تشير إلي محتوياتها بكل وضوح فهناك قائمه للنظام والإعدادات التأسيسية - قائمة للتعريفات لإعداد البيانات السابقة التجهيز التي سوف يتم استخدامها لاحقا – قائمة الحركات والتي تحتوي علي شاشات التعاملات اليومية والتي يتم من خلالها تنفيذ العمل اليومي بأنواعه – ثم قائمه أخيرة تحتوي علي التقارير بأنواعها .
1-: قائمة النظام والعدادات الأساسية
تشمل هذه القائمة عدة شاشات يتم من خلالها وضع بعض الإعدادات الأساسية للنظام بصورة عامة ومن تلك الشاشات الآتية
- تعريف البيانات الأساسية للمنشاة أو الشركة
- تعريف نظام الأمن وتحديد مستويات السرية
- إعداد النسخ الاحتياطي للبيانات
- تحديث هيكل البيانات
2-: قائمة التعريفات الأولية :
هذه القائمة تحتوي علي العديد من الشاشات الفرعية التي يتم من خلالها إدخال بعض البيانات الثابتة والتي سوف يتم استخدامها لاحقا في الحركات والتقارير ومنها :-
- تعريف للقاعات وتصميمها .
- تعريف لأدارت التنفيذ .
- تعريف لطرق الطبخ المختلفة
- تعريف لتعليمات العملاء الخاصة .
- تعريف لتقسيمات الأصناف إلي مجموعات
- تعريف الوجبات والأصناف حسب مجموعاتها ومكوناتها .
- تعريف الجرسونات .
- تعريف للموصلين
- تعريف للعملاء والموردين .
- تعريف لنقاط البيع و الكاشير .
- تعريف مجموعات الأصناف المخزنية .
- تعريف لوحدات الصرف للأصناف .
- تعريف للأصناف بأكوادها وأنواعها وأرصدتها .
3- : قائمة الحركات والعمليات اليومية :
وتحتوي هذه القائمة علي العديد من الشاشات التفاعلية التي يتم من خلالها تنفيذ بعض الاعمال اليومية وأيضا استعراض ما تم تنفيذه في قسم الطلبات وبالتالي فهي من أهم القوائم وتحتوي علي العديد من الشاشات الهامة التي من خلالها يمكن أن نحصر جميع العمليات والتفاعلات وهي أيضا التي تؤدي في النهاية إلي الحصول علي العديد من التقارير من هذه الشاشات التي تحتويها قائمه الحركات .
- حركه استعراض الطلبات المنفذة - حركه إغلاق يوم العمل .
- تنفيذ التسويات بأنواعها . - حركه صرف وتسويات المخزون .
- حركه استلام الأصناف المخزنيه . - حركه الترحيل في حاله الربط مع الحسابات
4- : مخرجات وتقارير النظام
هذه القائمة تعد من أهم القوائم في النظام وهي التي توضح الصورة وتبين للإدارة جميع ما تم بالمطعم وذلك في صورة تقارير متعددة ومتنوعة وبإشكال مختلفة يمكن استعراضها علي الشاشة أو طباعتها علي أي نوع من الطابعات أو إرسالها في أي وقت إلي احد التطبيقات الأخرى لمزيد من الدراسة لها أو التعامل معها علي أنها مستند يمكن إرساله من خلال شبكه الانترنت إلي أي موقع أو أي جهة كل ذلك في صوره مجموعه كبيرة من التقارير وعلي سبيل المثال منها الأتي :-
- أ- تقارير عن جميع البيانات الرئيسي والتعريفات
- ب- تقارير عن جميع الحركات التي تمت ((الطلبات المنفذة –الأصناف المستلمة – الأصناف المسلمة ))
- ت- تقارير تحليليه متنوعة : -
- تقرير عن المبيعات . تقرير عن تحليل المبيعات بعديد الفلاتر
- تقرير عن التحصيل تقرير عن الخصومات
- تقرير عن المحذوفات تقرير بكشف حساب عميل
- تقرير بأرصدة العملاء تقرير بتسويات العملاء
- تقرير عن كارت الصنف تقرير عن المواد الأولية يومي
- تقرير عن مجمل المخزون
جميع هذه التقارير تحتوي علي العديد من الاختيارات التي يتم علي أساسها تغيير محتوي مخرجات التقرير كما أن جميع التقارير يمكن أن يتم تصميمها ووضع شعار عليها يخص المطعم وأيضا يمكن للمستخدم عمل التقرير بالشكل المناسب له والاحتفاظ به لاستدعائه عن الحاجة إليه .
وفي القسم الثاني
وهو القسم الخاص باستلام الطلبات وطباعتها وأيضا قسم المحاسبة علي الطلبات وهذا القسم تم تصميمه باستخدام تقنيه لمس الشاشات بحيث يمكن التعامل مع كل الأصناف بالاختيار باللمس ومن خلال صوره كل صنف وكل مجموعه وأيضا العصائر والمشروبات بحيث يقوم المستخدم بتسجيل الطلب من خلال هذه الشاشة وبمجرد أن يضغط علي أيقونه صغيره يقوم النظام بتوزيع الطلب حسب الجهات المنوط بتنفيذه فما يتم تنفيذه في المطبخ يصله إيصال به رقم الطلب والطاولة والوقت المطلوب للتنفيذ لكي يتم البدء في التجهيز ونفس الشيء بالنسبة إلي قسم العصائر فيصله ما يخصه من الطلب علي أن يتم تجميع الطلب كاملا من خلال نسخه تجميعية واحده تطبع أيضا من النظام ويتم أيضا الدفع والسداد بأنواعه المختلفة وبأي من العملات من خلال شاشه الدفع التي تتسلم المبلغ وتخلي الطاولة أو القاعة عند السداد .
الحسابات العامة
يعتبر برنامج الحسابات العامة واحدا من أهم برامج نظام مفتاح الأعمال حيث أنة يتولي كافة مهام المحاسبة المالية ومحاسبة التكاليف بكافة أنواع الشركات سواء الشركات التجارية أو الصناعية وكذا الشركات الخدمية بداية من عمليات تسجيل القيود المحاسبية بكافة أنواعها ومرورا بالموازنات التقديرية والمقارنات السنوية للوصول إلي نتائج الأعمال النهائية بما فيها الميزانيات والقوائم المالية المختلفة حسب طبيعة النشاط.
السجلات والتعريفات
- كود وحيد لكل حساب يقبل الأرقام والحروف بطول 30 حرف.
- دعم الحسابات التحليلية حتى 15 مستوي.
- تقسيم الحسابات حسب طبيعتها.
- دعم الحسابات السرية والشخصية.
- ربط الحساب بعدة مراكز تكلفة في آن واحد مع إتاحة التوزيع بالنسبة المؤية.
- ربط الحساب بعدة وحدات نشاط في آن واحد.
- إتاحة ربط مجموعة من الحسابات بحساب تجميعي موحد.
- دعم حسابات الإغلاق حسب رغبة المستخدم.
- تسجيل أرصدة أول المدة بعملات متعددة.
- دليل متكامل ومستقل لمراكز التكلفة.
- دعم مراكز التكلفة التحليلية حتى 9 مستويات.
- دعم كامل لوحدات النشاط المختلفة.
- دعم اليوميات التحليلية.
- دليل تحليلي متكامل لعناصر تكاليف النشاط.
- الموازنات التقديرية للحسابات ومراكز التكلفة بالقيم والكميات.
- دعم المقارنات السنوية لثلاث سنوات سابقة مقارنة بالسنة الحالية.
- سجل شرح القيود المتكررة.
الحركات والعمليات
- قيود اليومية العامة متعددة الأنواع.
- تقسيم القيود حسب نوع الحركة الأصلية الناتجة عنها.
- دعم الفترات المحاسبية حتى 36 فترة محاسبية.
- إتاحة التوزيع علي مراكز التكلفة المعرفة للحساب تلقائيا.
- إتاحة التوزيع علي مراكز التكلفة بصورة مباشرة.
- إتاحة تحديد اليومية التحليلية لكل طرف من أطراف القيد.
- إتاحة التوزيع علي عناصر التكاليف بموجب القيمة والكمية.
- إمكانية إنشاء القيد بأكثر من عملة في آن واحد.
- دعم القيود الدورية بصورة تلقائية.
- دعم القيود العكسية بصورة تلقائية.
- إنشاء قيود الإقفال بصورة تلقائية.
- إنشاء تلقائي لقيود إعادة تقييم العملات.
- تصميم مخرجات الميزانية بأكثر من شكل من قبل المستخدم.
- تصميم المعادلات والتقارير المالية من قبل المستخدم.
مراقبة المخزون
في تلك الشركات التجارية التي تقوم بعمليات البيع والشراء أو أيا من العمليات والأنشطة التي تحتاج إلي مواد ومستلزمات فإن واحدا من أهم العمليات والتحديات هي عمليات الرقابة علي المخزون ويزداد الأمر كلما تشعبت الأصناف وتداخلت ففي العصر الحالي مطلوب مراقبة المخزون من الصنف بألوانه المختلفة ومقاساته المختلفة وفي حالات كثيرة نكون مطالبين أيضا أن نتابع الصنف بعبواته ووحداته المتعددة ويزداد الأمر تعقيدا عندما يتطلب الأمر متابعة تاريخ صلاحية هذه الأصناف ويحدث كل ذلك علي مستوي مخازن متعددة بداخل المنشأة، ولكن ومع استعمال برنامج مراقبة المخزون لن يعد أيا من تلك المراقبات أمر ذا صعوبة حيث أن البرنامج يتولى جميع تلك الأمور وأكثر منها بمنتهي السهولة واليسر ، بل أن البرنامج يترابط ترابطا تاما ووثيقا مع كافة البرامج الأخرى في نظام مفتاح الأعمال التي تستلزم التعامل مع الأصناف سواء بالصرف أو الاستلام من المشتريات فهو يتعامل بصورة متكاملة حتى أنه يسمح بالتأثير الفوري من داخل تلك البرامج في أرصدة وتكلفة المخزون.
السجلات والتعريفات
- كود وحيد لكل صنف بطول 30 حرف.
- اسم الصنف بلغتين في آن واحد ، مع وصف كامل للصنف.
- إمكانية إدراج صورة الصنف "الكتالوج" .
- تقسيم الأصناف حسب المجموعات.
- تقسيم الأصناف حسب الاستعمال.
- التعامل مع الأصناف المخزنية ، الأصناف الغير مخزنيه ، الأصناف المجمعة.
- دعم أكثر من مخزن بداخل الفرع الواحد.
- دعم الوحدات والعبوات المتعددة للصنف.
- التسعير علي مستوي العبوه.
- دعم كود الصنف لدي الشركة المنتجة.
- دعم كود الصنف لدي الشركات الموردة.
- تسجيل وحصر كافة موردي الصنف.
- دعم مواقع تخزين الأصناف.
- إمكانية تحديد الأصناف البديلة لكل صنف.
- مراقبة الحد الأدنى، الحد الأقصى، حد إعادة الطلب ، كمية إعادة الطلب.
الحركات والعمليات
- صرف الأصناف (المبيعات ، مردودات المشتريات ، التسويات المخزنية .... ).
- استلام الأصناف (مردودات المبيعات ، المشتريات ، التسويات المخزنية .... ).
- تحويل الأصناف بين المخازن.
- إعادة تقييم المخزون.
- جرد المخازن.
المشتريات وحسابات الموردين
يهتم هذا البرنامج المتكامل مع منظومة مفتاح الأعمال بعملية متابعة ومراقبة المشتريات ولنا اعتقاد بأنه في الشركات التجارية أن نجاح عمليات الشراء يعني اللبنة الأولي لنجاح الشركة ككل ومن هنا كان اهتمامنا بهذا البرنامج ليكون الأداة التي تساعد في إنجاح الشركة ويقوم بالمتابعة والرقابة علي إدارة المشتريات بداية من إصدار أوامر الشراء للموردين مرورا بإثبات فواتير المشتريات بكافة أنواعها وإشكالها مع إتاحة تحميل تلك المشتريات ببعض المصروفات التي تم إنفاقها عليها ورفع المتوسط العام لكل صنف بنصيبه وما يخصه من تلك المصروفات ويصل البرنامج في ذروته لكم كبير من التقارير يفي بكافة الاحتياجات الإدارية والتشغيلية بكافة مستوياتها.
السجلات والتعريفات
الموردين
- اسم المورد بلغتين في آن واحد.
- تقسيم الموردين حسب طبيعتهم.
- تحديد الحد الائتماني ومدة الائتمان المصرح بها.
- إمكانية التعامل بأكثر من عملة مع ذات المورد.
- إمكانية تحديد أسعار الشراء لكافة الأصناف.
- تحديد الأصناف المتاحة لدي المورد.
- ربط الموردين بالحسابات العامة.
مصاريف المشتريات
- تحديد وتعريف كافة مصروفات المشتريات.
- التعامل مع مصروفات الشراء حسب طبيعة المصروف.
- إتاحة تحميل فواتير المشتريات بمجموعة من المصروفات وتوزيعها علي تكلفة الأصناف.
الحركات والعمليات
- طلبات الأسعار.
- أوامر الشراء.
- فواتير المشتريات النقدية المباشرة.
- فواتير المشتريات الآجلة.
- فواتير مشتريات الاستيراد " عملات أجنبية".
- تسويات الموردين المدينة والدائنة.
- أسعار شراء الأصناف من الموردين.